VANTAGENS DE UM SISTEMA DE AGENDAMENTO DE SALAS

Em uma organização, reuniões são e serão sempre importantes e necessárias. A reunião serve para alinhamento de ideias, apresentações, fechamentos de negócios, treinamentos e discussão de vários temos de uma empresa. O alto número de reuniões demandam um sistema de agendamento de salas eficiente para evitar confusões e perda de tempo. Sendo assim, resolvemos escrever este posto com as vantagens de um sistema de agendamento de salas!

Mas como eu consigo criar um sistema de agendamento de salas de reunião eficiente?

Vamos demonstrar neste post algumas ideias que lhe auxiliarão. Também mostraremos alguns recursos de nosso sistema que irão proporciona o controle de agendamento de reuniões, controle de ativos e salas. Não esqueceremos de mencionar sobre os funcionários e controle dos usuários, sendo assim fique ligado nas dicas!

 

Entenda as vantagens de um sistema de agendamento de salas:

Os profissionais podem agendar e visualizar todas as reuniões em em seu Smartphone, Tablet ou computador. Um painel pode ser instalado em frente cada sala para facilitar a gestão e visibilidade do status de cada sala de reunião.

O sistema não deixa acontecer aquelas confusões relacionadas à eventos agendados no mesmo dia e horário. Evita ainda aquela situação indelicada quando outro grupo abre a porta de uma sala em uma reunião em andamento sem saber que a sala estava ocupada.

Planilhas e agendas compartilhadas já se provaram ineficazes, pois com o tempo e o volume de reuniões tudo se perde. Em alguns casos alguns usuários por engano começam a deletar informações de outros usuários e aí vira uma verdadeira bagunça incontrolável.

Em uma empresa que implementamos o sistema, a recepcionista ficava responsável pelos agendamentos. O volume de marcações e desistências eram tão elevados que ela praticamente dedicada seu tempo nesta tarefa. Quando precisava parar para organizar outros trabalhos, ela simplesmente se perdia e não executava nenhuma das duas corretamente. Sempre existiam divergências de dados e confusões de agendamentos, pois se ela não olhasse seu e-mail praticamente o tempo todo, alguma reunião era desmarcada e a sala ficava como ocupada para uma outra pessoa que a quisesse utilizar.

 

Mas como criar um sistema de agendamento eficiente?

Existem algumas maneiras de controlar uma sala de reunião. Muitas já se provaram ineficazes como os dois casos que mencionei acima. O que recomendamos é utilizar a tecnologia a seu favor!

 

Abaixo separamos algumas dicas de agendamento eficiente:

 

1- gestão de salas

Tenha uma relação detalhada das salas de reunião de sua empresa. Cadastro completo do nome da sala e referências do andar também são importantes.

Outra ponto interessante é a informação de quantas pessoas literalmente cabem na sala de reunião. Sendo assim, o funcionário não poderá convidar mais pessoas do que o limite máximo que a sala suporta.

2- gestão de usuários

É muito importante definir o que cada usuário pode ter acesso. O usuário pode agendar livremente suas reuniões? Quem terá acesso à agenda de marcações? O usuário poderá convidar participantes?

Estas são algumas perguntas que você deve fazer na hora da escolha de um sistema. O sistema deve ser flexível o bastante para o administrador poder definir as permissões de cada usuário. Como exemplo de usuários temos os funcionário, visitante, recepcionista, administrador. Sendo assim, cada usuário poderá ter uma permissão diferente para acesso e visualização no sistema.

O ideal é que o sistema ofereça opção do usuário poder agendar suas reuniões e convidados sem poder alterar dados que algum outro funcionário já incluiu no sistema.

5- gestão de ativos e mobiliário

É muito importante ter uma relação dos ativos e mobiliários quando as salas necessitam de recursos fixos e móveis da empresa.

Muitas reuniões necessitam de equipamentos multimídias, equipamentos de telefonia, mesas ou cadeiras, quadros de escrever, Show Room de demonstração para cliente, enfim, o que for preciso para uma reunião. O sistema deverá ser capaz de catalogar todos os recursos fixos (que só podem ser utilizados em um determinado grupo de salas) ou livres (podem ser utilizados em qualquer sala cadastrada).

O gerenciamento deste estoque também é muito importante, ou seja, quando o equipamento estiver em uso o sistema deve retirá-lo do estoque para reservas dos mesmos no horário de sua utilização. É importante também que o sistema automaticamente o retorne ao estoque quando a reunião for encerrada. Está é uma das vantagens que um sistema de agendamento de salas pode proporcionar.

6 – recursos visuais e de sinalização de reunião

Sinalização na porta de cada sala de reunião informando o status de ocupada ou livre para evitar inconvenientes de um outro grupo de pessoas entrar durante a reunião de outro funcionário.

Como muitos usuários se esquecem de “virar plaquinhas” das portas (além de na minha opinião não ser nada elegante), temos uma opção de instalação de um Tablet em cada porta. O Tablet possui recursos visuais de sinalização do status de cada sala através de cores (verde livre, vermelho ocupado e amarelo reunião muito próxima). Este recurso facilita a identificação imediata de uma sala livre ou ocupada.

7 – Agendamentos rápidos diretamente na porta da sala de reunião

Quando o cliente não está próximo de sua estação de trabalho ou por qualquer motivo precisa realizar uma consulta ou agendamento rápido, ele conseguirá diretamente nos Tablets instalados em cada porta.

Com login e senha individual o funcionário consegue acessar os recursos de agendamento e outros recursos quando liberados pelo administrador.

Outro recurso importante é o check-in de reunião: Permite que o funcionário confirme que realmente terá aquela reunião liberando a sala no caso do check-in não confirmado pelo usuário.

8 – calendário unificado de salas e agendamentos

É importante que todos tenham acesso às informações de salas, ativos, usuários e agendamentos para que o funcionário possa definir dia, horário e sala que estarão disponíveis para utilização.

No sistema Reserve7, todos estes dados podem ser acessados quando permitidos pelo administrador, no entanto, não podem ser modificados a não ser pelo “criador” da reunião.

9 – recurso visual global de todas as salas e agendamentos

Em algumas empresas é interessante ter algum recurso visual além do sistema instalado em cada porta. Nestes casos os usuários precisam visualizar todos os compromissos e salas listados ordenadamente.

Pensando nisso, com nosso sistema, o cliente consegue através de uma Smart TV ou Monitor mostrar todos os compromissos e salas em uma visualização de tela única semelhante ao sistemas dos aeroportos.

10 – Relatórios

Os relatórios são um conjunto de informações unificadas e detalhadas. Sendo assim, é interessante o usuário saber quais salas estão sendo mais utilizadas, quais ativos estão sendo mais utilizados. Saber se está faltando algum recurso em alguma sala. Conhecer o comportamento dos funcionários: quantas reuniões foram canceladas daquela sala por quais usuários, quantas reuniões foram agendadas por cada funcionário no mês, dentre outros dados.

As empresas podem utilizar estes dados dos relatórios para premiações, punições quando necessário ou até mesmo, em alguns casos que tratamos, a empresa cobra pela utilização das salas e recursos.

Enfim, ter um sistema eficiente de agendamento e controle de reunião é muito importante para evitar confusões e desconforto no dia a dia.

A HLX TECH possui um sistema de agendamento que é utilizado para gerenciar não somente salas de reunião, mas também: salas em clínicas, espaços em condomínios e até mesmo para auditórios de eventos. Utilizar um sistema automatizado proporcionará muitas vantagens no agendamento de salas de sua empresa.

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Forte abraço e obrigado